Dokumentacija eAdvokata

Registracija i prvi koraci

Dobrodošli u eAdvokat! Evo kako početi:

1. Kliknite na "Započni" na početnoj stranici
2. Naručite eAdvokat paket
3. Kreirajte svoj nalog sa e-mail adresom vaše kancelarije
4. Potvrdite e-mail i prijavite se

Pokretanje čarobnjaka za podešavanje

Čim se prvi put prijavite, vidjet ćete interaktivni čarobnjak koji će vas voditi kroz sve potrebne korake. Čarobnjak je obavezan i traje oko 30 minuta.

Važno: Google Drive je obavezan za korištenje platforme. Bez Google Drive integracije nećete moći da koristite eAdvokat.

Povezivanje Google Drive-a

Ovo je obavezan korak. Google Drive je centralni repozitorijum svih dokumenata vaše kancelarije.

1. U čarobnjaku, kliknite na "Povežite Google nalog"
2. Prijavite se Google nalogom koji želite koristiti
3. Dozvolite eAdvokatu pristup Drive-u
4. eAdvokat će automatski kreirati strukturu mapa za vaše predmete

Povezivanje sa pravosudje.ba

Opsiono: ako želite automatsku sinhronizaciju sa sudskim sistemom.

1. Kreirajte nalog na pravosudje.ba
2. U čarobnjaku, unesite pristupne podatke za pravosudje.ba
3. eAdvokat će početi automatski sinhronizovati vaše predmete

Podešavanje e-maila

eAdvokat može slušati vašu e-mail adresu i automatski sortirati dolaznu poštu po predmetima.

1. U Podešavanja → E-mail, kliknite "Povežite e-mail"
2. Unesite e-mail adresu koju želite da pratite
3. Za Gmail: dozvoljite pristup eAdvokatu
4. Za druge pružaoce usluga koristite lozinku aplikacije ili OAuth

Uvoz postojećih kontakata i predmeta

Ako već imate podatke iz drugog sistema:

1. Izvezite podatke u CSV format
2. Idite na Podešavanja → Uvoz podataka
3. Učitajte CSV datoteku
4. eAdvokat će mapirati polja automatski
5. Potvrdite i uvezite podatke

Kreiranje novog predmeta

Novi predmet je osnovna organizacijska jedinica u eAdvokatu.

1. Kliknite "Novi predmet" u glavnom meniju
2. Unesite naziv predmeta (npr. "Ugovor sa klijentom X")
3. Dodajte vrstu predmeta (građansko, krivično, radno, itd.)
4. Dodajte stranke u predmetu
5. Unesite relevantne datume (datumi zaključivanja, tužbe, itd.)
6. Kliknite "Kreiraj"

Dodavanje stranaka i kontakata

Svaki predmet može imati više stranaka. Kontakti se čuvaju u bazi podataka za ponovnu upotrebu.

1. U predmetu, kliknite "Dodaj stranku"
2. Pretražite postojeće kontakte ili kreirajte novog
3. Unesite puno ime, broj telefona, e-mail i adresu
4. Odredite ulogu stranke (tužilac, tuženi, treća stranka, itd.)

Upravljanje dokumentima predmeta

Svi dokumenti predmeta se automatski čuvaju na Google Drive-u i dostupni su iz eAdvokata.

1. U predmetu, idite na "Dokumenti"
2. Učitajte nove dokumente ili povežite postojeće s Drive-a
3. Dodajte oznake (npr. "Tužba", "Odgovor", "Dokaz") za lakšu pretragu
4. AI asistent će automatski izvlačiti tekst iz PDF i skeniranih dokumenata

Automatski prijem dokumenata (ulazna mapa)

eAdvokat može automatski preuzimati dokumente iz ulazne mape na Google Drive-u. Kada dodate dokument u ulaznu mapu:

1. eAdvokat odmah otkriva novu datoteku (trenutno obavještavanje ili provjera svakih 15 min)
2. AI automatski skenira dokument (OCR) i izvlači tekst
3. AI klasifikuje dokument: prepoznaje tip (tužba, presuda, ugovor...) i predlaže predmet
4. Ako je AI siguran — dokument se automatski veže za predmet
5. Ako nije siguran — dokument čeka vašu potvrdu u redu za pregled

Sistem obrađuje do 5 dokumenata po ciklusu, što znači da i veći broj dokumenata bude brzo obrađen.

Zakazivanje ročišta

Ročišta se automatski sinhronizuju sa vašim kalendarom.

1. U predmetu, kliknite "Novo ročište"
2. Unesite datum, vrijeme i mjesto (sud, sala)
3. Dodajte napomene (teme za diskusiju, potrebni dokumenti, itd.)
4. eAdvokat će vas podsjetiti dan prije ročišta

Praćenje rokova i zadataka

eAdvokat automatski prati rokove i obaveze evidentirane u sistemu.

Pregled svih rokova je dostupan u Dashboard-u i kalendaru. Sve izmjene se mogu pratiti u istoriji predmeta.

Korištenje kalendara

Kalendar je integrisan sa Google Calendar-om, tako da se sve promjene sinhronizuju.

Slanje obavještenja klijentima

Klijenti mogu biti obaviješteni preko:

• E-maila
• SMS-a
• WhatsApp-a

200 SMS-a i WhatsApp poruka mjesečno (kombinovano).

eAdvokat proširuje standardne kontakte sa funkcijama prilagođenim advokatskim kancelarijama u BiH: automatska provjera usklađenosti, verifikacija identiteta, praćenje rizika i kvalitet podataka.

Potpunost profila

Svaki kontakt ima automatski izračunat procenat potpunosti (0–100%). Sistem različito ocjenjuje pravna i fizička lica:

• Pravna lica: naziv (20%), adresa (15%), grad (15%), država (10%), telefon (10%), e-mail (10%), JIB (10%), registarski broj (10%)
• Fizička lica: ime (25%), adresa (15%), grad (10%), telefon (15%), e-mail (15%), JIB/JMB (10%), lični dokument (10%)

Potpunost je vidljiva kao pita-grafikon na kartici kontakta, kao i traka napretka u listi i kanban pregledu. Filteri omogućavaju brzo pronalaženje nepotpunih profila (ispod 50%).

JIB — automatsko popunjavanje

Kada unesete JIB pravnog lica, eAdvokat automatski pretražuje poslovni registar BiH i popunjava naziv i adresu pravnog lica. Registar se redovno ažurira iz javno dostupnih izvora (OpenSanctions).

Poštanski brojevi BiH

Sistem sadrži bazu od 32 grada BiH sa poštanskim brojevima. Kada unesete poštanski broj, grad se automatski popunjava — i obratno. Podaci pokrivaju Federaciju BiH, Republiku Srpsku i Brčko distrikt.

Lični dokumenti

Za svaki kontakt možete evidentirati lični dokument:

• Tip dokumenta: lična karta, pasoš, vozačka dozvola ili drugi
• Broj dokumenta i datum isteka
• Slike prednje i zadnje strane dokumenta

Sistem automatski provjerava rokove isteka — 30 dana prije isteka dokumenta, dobijate upozorenje u historiji aktivnosti kontakta. Dnevni periodični zadatak smanjuje rizik da istek prođe neprimijećeno.

Usklađenost i procjena rizika

Svaki kontakt ima automatski izračunatu ocjenu rizika (0–100) sa statusom:

• Čist (0–29) — nema problema
• Upozorenje (30–59) — potrebna dodatna provjera
• Rizik (60–79) — ozbiljni problemi
• Kritično (80–100) — hitna akcija potrebna

Rizik se računa na osnovu: sankcija (30 bodova), stečaja (25), CBBH blokiranih računa (20), PEP statusa (20 za direktan, 10 za vezan), i starosti podataka (5). Vizuelni indikator u kanban pregledu koristi boje za brz pregled portfelja kontakata.

PEP — politički izložene osobe

Za svaki kontakt možete označiti da li je politički izložena osoba (PEP) ili je u vezi sa PEP-om:

• Funkcija koju obavlja (npr. ministar, sudija, direktor javnog preduzeća)
• Period od–do kada obavlja funkciju
• Povezana osoba (veza s drugim kontaktom koji je PEP)
• Napomene i dodatni detalji

PEP status automatski povećava ocjenu rizika kontakta i vidljiv je u pregledu usklađenosti.

CBBH blokirani računi

eAdvokat održava listu blokiranih računa iz evidencije Centralne banke BiH (CBBH). Sedmični periodični zadatak automatski provjerava kontakte sa JIB-om prema toj listi. Ako se pronađe poklapanje, kontakt se označava kao "CBBH blokiran" i povećava se ocjena rizika.

Provjera sankcija

Sistem može provjeriti kontakt protiv međunarodnih sankcijskih lista. Provjera se pokreće ručno (dugme "Provjeri sankcije" na kartici kontakta) ili automatski kroz mjesečni periodični zadatak. Rezultati: čist, poklapanje, ili greška — sa detaljima poklapanja.

Otkrivanje duplikata

eAdvokat automatski otkriva potencijalne duplikate kontakata na osnovu:

• Istog JIB-a ili PDV broja
• Iste e-mail adrese ili broja telefona
• Istog imena i grada

Kada kreirate ili uređujete kontakt, sistem vas upozorava ako postoje slični zapisi. Dugme "Duplikati" na kartici kontakta prikazuje listu svih potencijalnih duplikata za brzi pregled i spajanje.

Pretraga predmeta i dokumenata

Koristi AI za pametnu pretragu. Možete pretraživati po tekstu, ključnim riječima, ili čak po značenju.

Primjer: "Pretraži sve ročište gdje se pominju dokazi fizičke osobe" — AI će razumjeti kontekst.

OCR — skeniranje dokumenata

Automatski pretvara skeniranu dokumentaciju (PNG, JPG, PDF) u pretraživ tekst. eAdvokat koristi dva OCR sistema:

1. Lokalni OCR (Tesseract) — brza obrada za dokumente čije odredište je poznato (sudski dokumenti, učitavanje u predmet)
2. AI OCR (Gemini Vision) — naprednija obrada za dokumente koji zahtijevaju klasifikaciju (ulazna mapa, nepoznato porijeklo)

Izvučeni tekst je trajno dostupan za pretragu i kopiranje.

Generisanje pravnih dokumenata

AI može generisati osnove uobičajenih dokumenata (tužbe, odgovore, memorandume).

1. U predmetu, kliknite "Generiši dokument"
2. Odaberite vrstu dokumenta
3. AI će popuniti osnove na osnovu informacija u predmetu
4. Pregledate i ažurirate po potrebi

Analiza dolazne pošte

Sva pošta automatski se analizira i razvrstava po predmetima.

Automatska kategorizacija

Novi dokumenti se automatski kategorizuju na osnovu sadržaja. AI prepoznaje tipove dokumenata: presude, rješenja, tužbe, podneske, punomoćja, ugovore, fakture, izvode i dopise. Klasifikacija uključuje procjenu pouzdanosti — dokumenti sa visokom pouzdanošću se automatski raspoređuju, a ostali čekaju vašu potvrdu.

AI limiti

• do 3.000 OCR stranica + 300 AI dokumenata + neograničeno AI pretraživanje

Kreiranje faktura iz ročišta ili dokumenata

Fakture se kreiraju automatski ili ručno.

1. U predmetu, idite na "Računi"
2. Kliknite "Kreiraj fakturu"
3. Odaberite stavke za naplatu (ročišta, dokumenta, poslove)
4. eAdvokat će automatski popuniti iznose na osnovu tarife
5. Pregledajte i pošaljite klijentu

Evidencija vremena

Bilježite vrijeme provedeno na svakom zadatku automatski ili ručno.

Praćenje dugovanja i plaćanja

eAdvokat prati sva dugovanja i podsjeća kada plaćanja dospijevaju.

PDV i PURS izvještaji

Automatski se prate PDV obaveze za BiH. PURS izvještaji se mogu generisati na klik.

Povezivanje sa pravosudje.ba portalom

Automatska sinhronizacija sa BiH sudskim sistemom.

Automatska sinhronizacija predmeta

Ročišta, rokovi i novi dokumenti se automatski preuzimaju.

Preuzimanje sudskih dokumenata

Svi dokumenti dostupni na pravosudje.ba se automatski preuzimaju u vašu strukturu mapa na Google Drive-u.

Povezivanje naloga

Google Drive nalog je obavezan. Povežite ga u čarobnjaku za podešavanje.

Struktura mapa po predmetima

eAdvokat automatski kreira strukturu mapa:

eAdvokat Root/
  ├── Predmet 1/
  │   ├── Dokumenti/
  │   ├── Ročišta/
  │   └── Porezi/
  └── Predmet 2/
      ├── Dokumenti/
      └── ...

Sinhronizacija u stvarnom vremenu

eAdvokat koristi Google Drive tehnologiju trenutnog obavještavanja za trenutno otkrivanje promjena. Kada dodate novu datoteku u ulaznu mapu na Drive-u, eAdvokat je automatski otkriva i pokreće obradu.

Sistem automatski upravlja pretplatama za trenutno obavještavanje: obnavlja ih prije isteka i ponovo se pretplaćuje ako je potrebno. Ako trenutno obavještavanje nije dostupno, sistem koristi redovnu provjeru svakih 15 minuta kao rezervu.

Dijeljenje sa kolegama

Kroz eAdvokat možete dati pristup kolegama na specifične predmete ili dokumente bez potrebe ručnog dijeljenja na Drive-u.

Pristup za klijente

Klijenti dobijaju lozinku i mogu se prijaviti u vlastiti portal.

Praćenje statusa predmeta

Klijenti mogu vidjeti sve važne datume, ročišta i statuse u stvarnom vremenu.

Učitavanje dokumenata koje obavlja klijent

Klijenti mogu učitati dokumente direktno u predmet.

Upravljanje korisnicima

Dodajte kolege i dodijelite im dozvole za pristup predmetima.

Kvote i limiti

eAdvokat uključuje sljedeće limite:

• do 3 korisnika uključena, neograničeni predmeti, dodatni korisnici 30€/mjesec

Vlastiti domen

Možete koristiti vlastiti domen (+10€/mjesec) ili nam povjeriti registraciju i upravljanje (+30€/mjesec).

Sigurnosne kopije i sigurnost

Sigurnosna kopija svih podataka izrađuje se svakodnevno. Izvoz podataka možete preuzeti u bilo kojem trenutku.

Otkazivanje pretplate

Pretplatu možete otkazati u bilo kojem trenutku iz Klijentskog portala. Imate 30 dana da preuzmete svoje podatke.