Dokumentacija eAdvokata

Registracija i prvi koraci

Dobrodošli u eAdvokat! Evo kako početi:

1. Kliknite na "Započni" na početnoj stranici
2. Naručite eAdvokat paket
3. Kreirajte svoj nalog sa email adresom vaše kancelarije
4. Potvrdite email i prijavite se

Pokretanje čarobnjaka za podešavanje

Čim se prvi put prijavite, videćete interaktivni čarobnjak koji će vas voditi kroz sve potrebne korake. Čarobnjak je obavezan i traje oko 30 minuta.

Važno: Google Drive je obavezan za korišćenje platforme. Bez Google Drive integracije nećete moći da koristite eAdvokat.

Povezivanje Google Drive-a

Ovo je obavezan korak. Google Drive je centralni repozitorijum svih dokumenata vaše kancelarije.

1. U čarobnjaku, kliknite na "Povežite Google nalog"
2. Ulogujte se sa Google nalogom koji želite da koristite
3. Dozvoljte eAdvokatu pristup Drive-u
4. eAdvokat će automatski kreirati folder strukturu za vaše predmete

Povezivanje sa pravosudje.ba

Opsiono: ako želite automatsku sinhronizaciju sa sudskim sistemom.

1. Kreirajte nalog na pravosudje.ba
2. U čarobnjaku, unesite vaše kredencijale za pravosudje.ba
3. eAdvokat će početi da automatski sinhronizuje vaše predmete

Podešavanje email-a

eAdvokat može slušati vašu email adresu i automatski sortiare dolaznu poštu po predmetima.

1. U Podešavanja → Email, kliknite "Povežite email"
2. Unesite email adresu koju želite da pratite
3. Za Gmail: dozvoljite pristup eAdvokatu
4. Za druge provajdere: koristite App password ili OAuth

Uvoz postojećih kontakata i predmeta

Ako već imate podatke iz drugog sistema:

1. Izvezite podatke u CSV format
2. Idite na Podešavanja → Uvoz podataka
3. Uploadujte CSV datoteku
4. eAdvokat će mapirati polja automatski
5. Potvrdite i uvezite podatke

Kreiranje novog predmeta

Novi predmet je osnovna organizacijska jedinica u eAdvokatu.

1. Kliknite "Novi predmet" u glavnom meniju
2. Unesite naziv predmeta (npr. "Ugovor sa klijentom X")
3. Dodajte vrstu predmeta (građansko, krivično, radno, itd.)
4. Dodajte stranke u predmetu
5. Unesite relevantne datume (datumi zaključivanja, tužbe, itd.)
6. Kliknite "Kreiraj"

Dodavanje stranaka i kontakata

Svaki predmet može imati više stranaka. Kontakti se čuvaju u bazi podataka za ponovnu upotrebu.

1. U predmetu, kliknite "Dodaj stranku"
2. Pretraživite postojeće kontakte ili kreirajte novog
3. Unesite puno ime, broj telefona, email i adresu
4. Odredite ulogu stranke (tužilac, tuženi, treća stranka, itd.)

Upravljanje dokumentima predmeta

Svi dokumenti predmeta se automatski čuvaju na Google Drive-u i dostupni su iz eAdvokata.

1. U predmetu, idite na "Dokumenti"
2. Uploadujte nove dokumente ili povezite postojeće sa Drive-a
3. Dodajte oznake (npr. "Tužba", "Odgovor", "Dokaz") za lakšu pretragu
4. AI asistent će automatski izvlačiti tekst iz PDF i skeniranih dokumenata

Automatski prijem dokumenata (Inbox)

eAdvokat može automatski preuzimati dokumente iz vašeg Google Drive inbox foldera. Kada ubacite dokument u inbox folder:

1. eAdvokat odmah detektuje novi fajl (webhook ili provjera svakih 15 min)
2. AI automatski skenira dokument (OCR) i izvlači tekst
3. AI klasifikuje dokument: prepoznaje tip (tužba, presuda, ugovor...) i predlaže predmet
4. Ako je AI siguran — dokument se automatski veže za predmet
5. Ako nije siguran — dokument čeka vašu potvrdu u redu za pregled

Sistem obrađuje do 5 dokumenata po ciklusu, što znači da i veći broj dokumenata bude brzo obrađen.

Zakazivanje ročišta

Ročišta se automatski sinhronizuju sa vašim kalendarom.

1. U predmetu, kliknite "Novo ročište"
2. Unesite datum, vrijeme i mjesto (sud, sala)
3. Dodajte napomene (teme za diskusiju, potrebni dokumenti, itd.)
4. eAdvokat će vas podsjetiti dan prije ročišta

Praćenje rokova i zadataka

eAdvokat automatski prati sve rokove i obaveza na osnovu zakona.

Pregled svih rokova je dostupan u Dashboard-u i kalendaru. Sve izmjene se mogu pratiti u istoriji predmeta.

Korišćenje kalendara

Kalendar je integrisan sa Google Calendar-om, tako da se sve promjene sinhronizuju.

Slanje obavještenja klijentima

Klijenti mogu biti obavijesteni preko:

• Email-a
• SMS-a
• WhatsApp-a

200 SMS-a i WhatsApp poruka mjesečno (kombinovano).

eAdvokat proširuje standardne kontakte sa funkcijama prilagođenim advokatskim kancelarijama u BiH: automatska provjera usklađenosti, verifikacija identiteta, praćenje rizika i kvalitet podataka.

Kompletnost profila

Svaki kontakt ima automatski izračunat procenat kompletnosti (0–100%). Sistem različito ocjenjuje firme i fizička lica:

• Firme: naziv (20%), adresa (15%), grad (15%), država (10%), telefon (10%), email (10%), JIB (10%), registarski broj (10%)
• Fizička lica: ime (25%), adresa (15%), grad (10%), telefon (15%), email (15%), JIB/JMB (10%), lični dokument (10%)

Kompletnost je vidljiva kao pita-grafikon na kartici kontakta, kao i traka napretka u listi i kanban pregledu. Filteri omogućavaju brzo pronalaženje nepotpunih profila (ispod 50%).

JIB — automatsko popunjavanje

Kada unesete JIB (jedinstveni identifikacioni broj) firme, eAdvokat automatski pretražuje BiH poslovni registar i popunjava naziv firme i adresu. Registar se redovno ažurira iz javno dostupnih izvora (OpenSanctions).

Poštanski brojevi BiH

Sistem sadrži bazu od 32 grada BiH sa poštanskim brojevima. Kada unesete poštanski broj, grad se automatski popunjava — i obratno. Podaci pokrivaju Federaciju BiH, Republiku Srpsku i Brčko distrikt.

Lični dokumenti

Za svaki kontakt možete evidentirati lični dokument:

• Tip dokumenta: lična karta, pasoš, vozačka dozvola ili drugi
• Broj dokumenta i datum isteka
• Slike prednje i zadnje strane dokumenta

Sistem automatski provjerava rokove isteka — 30 dana prije isteka dokumenta, dobijate upozorenje u istoriji kontakta (chatter). Dnevni cron posao osigurava da nijedan istek ne prođe neprimijećen.

Usklađenost i procjena rizika

Svaki kontakt ima automatski izračunat rizik-skor (0–100) sa statusom:

• Čist (0–29) — nema problema
• Upozorenje (30–59) — potrebna dodatna provjera
• Rizik (60–79) — ozbiljni problemi
• Kritično (80–100) — hitna akcija potrebna

Rizik se računa na osnovu: sankcija (30 bodova), stečaja (25), CBBH blokiranih računa (20), PEP statusa (20 za direktan, 10 za vezan), i starosti podataka (5). Vizuelni indikator u kanban pregledu koristi boje za brz pregled portfelja kontakata.

PEP — politički izložene osobe

Za svaki kontakt možete označiti da li je politički izložena osoba (PEP) ili je u vezi sa PEP-om:

• Funkcija koju obavlja (npr. ministar, sudija, direktor javnog preduzeća)
• Period od–do kada obavlja funkciju
• Povezana osoba (link na drugog kontakta koji je PEP)
• Napomene i dodatni detalji

PEP status automatski podiže rizik-skor kontakta i vidljiv je u compliance pregledu.

CBBH blokirani računi

eAdvokat održava listu blokiranih računa iz evidencije Centralne banke BiH (CBBH). Sedmični cron posao automatski provjerava sve kontakte sa JIB-om protiv ove liste. Ako se pronađe poklapanje, kontakt se označava kao "CBBH blokiran" i rizik-skor raste.

Provjera sankcija

Sistem može provjeriti kontakt protiv međunarodnih sankcijskih lista. Provjera se pokreće ručno (dugme "Provjeri sankcije" na kartici kontakta) ili automatski kroz mjesečni cron. Rezultati: čist, poklapanje, ili greška — sa detaljima poklapanja.

Detekcija duplikata

eAdvokat automatski detektuje potencijalne duplikate kontakata na osnovu:

• Istog JIB-a ili PDV broja
• Iste email adrese ili broja telefona
• Istog imena i grada

Kada kreirate ili uređujete kontakt, sistem vas upozorava ako postoje slični zapisi. Dugme "Duplikati" na kartici kontakta prikazuje listu svih potencijalnih duplikata za brzi pregled i spajanje.

Pretraga predmeta i dokumenata

Koristi AI za pametnu pretragu. Možete pretraživati po tekstu, ključnim riječima, ili čak po značenju.

Primjer: "Pretraži sve ročište gdje se pominju dokazi fizičke osobe" — AI će razumjeti kontekst.

OCR — skeniranje dokumenata

Automatski pretvara skeniranu dokumentaciju (PNG, JPG, PDF) u pretraživ tekst. eAdvokat koristi dva OCR sistema:

1. Lokalni OCR (Tesseract) — brza obrada za dokumente čije odredište je poznato (sudski dokumenti, upload u predmet)
2. AI OCR (Gemini Vision) — naprednija obrada za dokumente koji zahtijevaju klasifikaciju (inbox, nepoznato porijeklo)

Izvučeni tekst je trajno dostupan za pretragu i kopiranje.

Generisanje pravnih dokumenata

AI može generisati osnove uobičajenih dokumenata (tužbe, odgovore, memorandume).

1. U predmetu, kliknite "Generiši dokument"
2. Odaberite vrstu dokumenta
3. AI će popuniti osnove na osnovu informacija u predmetu
4. Pregledate i ažurirate po potrebi

Analiza dolazne pošte

Sva pošta se automatski analizira i sortirajuće po predmetima.

Automatska kategorizacija

Novi dokumenti se automatski kategorizuju na osnovu sadržaja. AI prepoznaje tipove dokumenata: presude, rješenja, tužbe, podneske, punomoćja, ugovore, fakture, izvode i dopise. Klasifikacija uključuje procjenu pouzdanosti — dokumenti sa visokom pouzdanošću se automatski raspoređuju, a ostali čekaju vašu potvrdu.

AI limiti

• do 3.000 OCR stranica + 300 AI dokumenata + neograničeno AI pretraživanje

Kreiranje faktura iz ročišta ili dokumenata

Fakture se kreiraju automatski ili ručno.

1. U predmetu, idite na "Računi"
2. Kliknite "Kreiraj fakturu"
3. Odaberite stavke za naplatu (ročišta, dokumenta, poslove)
4. eAdvokat će automatski popuniti iznose na osnovu tarife
5. Pregledajte i pošaljite klijentu

Vremensko bilježenje

Bilježite vrijeme provedeno na svakom zadatku automatski ili ručno.

Praćenje dugovanja i plaćanja

eAdvokat prati sve dugovanja i napominje kad su plaćanja dospeća.

PDV i PURS izvještaji

Automatski se prate PDV obaveze za BiH. PURS izvještaji se mogu generisati na klik.

Povezivanje sa pravosudje.ba portalom

Automatska sinhronizacija sa BiH sudskim sistemom.

Automatska sinhronizacija predmeta

Ročišta, rokovi i novi dokumenti se automatski preuzimaju.

Preuzimanje sudskih dokumenata

Svi dokumenti dostupni na pravosudje.ba se automatski preuzimaju u vašu Google Drive folder strukturu.

Povezivanje naloga

Google Drive nalog je obavezan. Povežite ga u čarobnjaku za podešavanje.

Struktura foldera po predmetima

eAdvokat automatski kreira folder strukturu:

eAdvokat Root/
  ├── Predmet 1/
  │   ├── Dokumenti/
  │   ├── Ročišta/
  │   └── Porezi/
  └── Predmet 2/
      ├── Dokumenti/
      └── ...

Sinhronizacija u realnom vremenu

eAdvokat koristi Google Drive webhook tehnologiju za trenutnu detekciju promjena. Kada dodate novi fajl u vaš inbox folder na Drive-u, eAdvokat to automatski detektuje i pokreće obradu — bez čekanja.

Sistem automatski upravlja webhook pretplatama: obnavlja ih prije isteka i ponovo se pretplaćuje ako je potrebno. Ako webhook nije dostupan, sistem koristi redovnu provjeru svakih 15 minuta kao rezervu.

Dijeljenje sa kolegama

Kroz eAdvokat možete dati pristup kolegama na specifične predmete ili dokumente bez potrebe ručnog dijeljenja na Drive-u.

Pristup za klijente

Klijenti dobijaju lozinku i mogu se prijaviti u vlastiti portal.

Praćenje statusa predmeta

Klijenti mogu vidjeti sve važne datume, ročišta i statuse u realnom vremenu.

Upload dokumenata od strane klijenta

Klijenti mogu uploadovati dokumente direktno u predmet.

Upravljanje korisnicima

Dodajte kolege i dodijelite im dozvole za pristup predmetima.

Kvote i limiti

eAdvokat uključuje sljedeće limite:

• do 3 korisnika uključena, neograničeni predmeti, dodatni korisnici 30€/mjesec

Vlastiti domen

Možete koristiti vlastiti domen (+10€/mjesec) ili nam povjeriti registraciju i upravljanje (+30€/mjesec).

Backup i sigurnost

Svi podaci se automatski backupuju dnevno. Možete preuzeti export podataka u bilo kom trenutku.

Otkazivanje pretplate

Pretplatu možete otkazati u bilo kom trenutku iz Klijentskog portala. Imate 30 dana da preuzmete svoje podatke.