Документација еАдвоката

Регистрација и први кораци

Добродошли у еАдвокат! Ево како почети:

1. Kliknite na "Započni" na početnoj stranici
2. Наручите еАдвокат пакет
3. Креирајте свој налог са емаил адресом ваше канцеларије
4. Потврдите емаил и пријавите се

Покретање чаробњака за подешавање

Чим се први пут пријавите, видећете интерактивни чаробњак који ће вас водити кроз све потребне кораке. Чаробњак је обавезан и траје око 30 minuta.

Važno: Google Drive je obavezan za korišćenje platforme. Без Google Drive интеграције нећете моћи да користите еАдвокат.

Повезивање Google Drive-а

Ово је обавезан корак. Google Drive је централни репозиторијум свих докумената ваше канцеларије.

1. U čarobnjaku, kliknite na "Povežite Google nalog"
2. Улогујте се са Google налогом који желите да користите
3. Дозвољте еАдвокату приступ Drive-у
4. еАдвокат ће аутоматски креирати фолдер структуру за ваше предмете

Повезивање са правосудје.ба

Опсионо: ако желите аутоматску синхронизацију са судским системом.

1. Креирајте налог на pravosudje.ba
2. У чаробњаку, унесите ваше креденцијале за правосудје.ба
3. еАдвокат ће почети да аутоматски синхронизује ваше предмете

Подешавање емаил-а

еАдвокат може слушати вашу емаил адресу и аутоматски сортиаре долазну пошту по предметима.

1. U Podešavanja → Email, kliknite "Povežite email"
2. Унесите емаил адресу коју желите да пратите
3. За Gmail: дозвољите приступ еАдвокату
4. За друге провајдере: користите Апп пассwорд или OAuth

Увоз постојећих контаката и предмета

Ако већ имате податке из другог система:

1. Извезите податке у ЦСВ формат
2. Идите на Подешавања → Увоз података
3. Уплоадујте ЦСВ датотеку
4. еАдвокат ће мапирати поља аутоматски
5. Потврдите и увезите податке

Креирање новог предмета

Нови предмет је основна организацијска јединица у еАдвокату.

1. Kliknite "Novi predmet" u glavnom meniju
2. Unesite naziv predmeta (npr. "Ugovor sa klijentom X")
3. Додајте врсту предмета (грађанско, кривично, радно, итд.)
4. Додајте странке у предмету
5. Унесите релевантне датуме (датуми закључивања, тужбе, итд.)
6. Kliknite "Kreiraj"

Додавање странака и контаката

Сваки предмет може имати више странака. Контакти се чувају у бази података за поновну употребу.

1. U predmetu, kliknite "Dodaj stranku"
2. Претраживите постојеће контакте или креирајте новог
3. Унесите пуно име, број телефона, емаил и адресу
4. Одредите улогу странке (тужилац, тужени, трећа странка, итд.)

Управљање документима предмета

Сви документи предмета се аутоматски чувају на Google Drive-у и доступни су из еАдвоката.

1. U predmetu, idite na "Dokumenti"
2. Уплоадујте нове документе или повезите постојеће са Drive-а
3. Dodajte oznake (npr. "Tužba", "Odgovor", "Dokaz") za lakšu pretragu
4. AI асистент ће аутоматски извлачити текст из PDF и скенираних докумената

Аутоматски пријем докумената (Инбоx)

еАдвокат може аутоматски преузимати документе из вашег Google Drive инбоx фолдера. Када убаците документ у инбоx фолдер:

1. еАдвокат одмах детектује нови фајл (webhook или провјера сваких 15 мин)
2. AI аутоматски скенира документ (OCR) и извлачи текст
3. AI класификује документ: препознаје тип (тужба, пресуда, уговор...) и предлаже предмет
4. Ако је AI сигуран — документ се аутоматски веже за предмет
5. Ако није сигуран — документ чека вашу потврду у реду за преглед

Систем обрађује до 5 докумената по циклусу, што значи да и већи број докумената буде брзо обрађен.

Заказивање рочишта

Рочишта се аутоматски синхронизују са вашим календаром.

1. U predmetu, kliknite "Novo ročište"
2. Унесите датум, вријеме и мјесто (суд, сала)
3. Додајте напомене (теме за дискусију, потребни документи, итд.)
4. еАдвокат ће вас подсјетити дан прије рочишта

Праћење рокова и задатака

еАдвокат аутоматски прати све рокове и обавеза на основу закона.

Преглед свих рокова је доступан у Дасхбоард-у и календару. Све измјене се могу пратити у историји предмета.

Коришћење календара

Календар је интегрисан са Google Calendar-ом, тако да се све промјене sinhronizuju.

Слање обавјештења клијентима

Клијенти могу бити обавијестени преко:

• Емаил-а
• СМС-а
• WхатсАпп-а

200 СМС-а и WхатсАпп порука мјесечно (комбиновано).

еАдвокат проширује стандардне контакте са функцијама прилагођеним адвокатским канцеларијама у БиХ: аутоматска провјера усклађености, верификација идентитета, праћење ризика и квалитет података.

Комплетност профила

Svaki kontakt ima automatski izračunat procenat kompletnosti (0–100%). Систем различито оцјењује фирме и физичка лица:

• Firme: naziv (20%), adresa (15%), grad (15%), država (10%), telefon (10%), email (10%), JIB (10%), registarski broj (10%)
• Fizička lica: ime (25%), adresa (15%), grad (10%), telefon (15%), email (15%), JIB/JMB (10%), lični dokument (10%)

Комплетност је видљива као пита-графикон на картици контакта, као и трака напретка у листи и канбан прегледу. Филтери омогућавају брзо проналажење nepotpunih profila (ispod 50%).

ЈИБ — аутоматско попуњавање

Када унесете ЈИБ (јединствени идентификациони број) фирме, еАдвокат аутоматски претражује БиХ пословни регистар и попуњава назив фирме и адресу. Регистар се редовно ажурира из јавно доступних извора (ОпенСанцтионс).

Поштански бројеви БиХ

Систем садржи базу од 32 града БиХ са поштанским бројевима. Када унесете поштански број, град се аутоматски попуњава — и обратно. Подаци покривају Федерацију БиХ, Републику Српску и Брчко дистрикт.

Лични документи

За сваки контакт можете евидентирати лични документ:

• Тип документа: лична карта, пасош, возачка дозвола или други
• Број документа и датум истека
• Слике предње и задње стране документа

Систем аутоматски провјерава рокове истека — 30 дана прије истека документа, добијате упозорење у историји контакта (цхаттер). Дневни црон посао осигурава да ниједан истек не прође непримијећен.

Усклађеност и процјена ризика

Сваки контакт има аутоматски израчунат ризик-скор (0–100) са статусом:

• Čist (0–29) — nema problema
• Upozorenje (30–59) — potrebna додатна провјера
• Rizik (60–79) — ozbiljni problemi
• Kritično (80–100) — hitna akcija potrebna

Ризик се рачуна на основу: санкција (30 бодова), стечаја (25), ЦББХ блокираних рачуна (20), ПЕП статуса (20 за директан, 10 за везан), и старости података (5). Визуелни индикатор у канбан прегледу користи боје за брз преглед портфеља контаката.

ПЕП — политички изложене особе

За сваки контакт можете означити да ли је политички изложена особа (ПЕП) или је у вези са ПЕП-ом:

• Функција коју обавља (нпр. министар, судија, директор јавног предузећа)
• Период од–до када обавља функцију
• Повезана особа (линк на другог контакта који је ПЕП)
• Напомене и додатни детаљи

ПЕП статус аутоматски подиже ризик-скор контакта и видљив је у цомплианце pregledu.

ЦББХ блокирани рачуни

еАдвокат одржава листу блокираних рачуна из евиденције Централне банке БиХ (ЦББХ). Седмични црон посао аутоматски провјерава све контакте са ЈИБ-ом protiv ove liste. Ako se pronađe poklapanje, kontakt se označava kao "CBBH blokiran" i rizik-skor raste.

Провјера санкција

Систем може провјерити контакт против међународних санкцијских листа. Provjera se pokreće ručno (dugme "Provjeri sankcije" na kartici kontakta) или аутоматски кроз мјесечни црон. Резултати: чист, поклапање, или грешка — са детаљима поклапања.

Детекција дупликата

еАдвокат аутоматски детектује потенцијалне дупликате контаката на основу:

• Истог ЈИБ-а или PDV броја
• Исте емаил адресе или броја телефона
• Истог имена и града

Када креирате или уређујете контакт, систем вас упозорава ако постоје слични zapisi. Dugme "Duplikati" na kartici kontakta prikazuje listu svih потенцијалних дупликата за брзи преглед и спајање.

Претрага предмета и докумената

Користи AI за паметну претрагу. Можете претраживати по тексту, кључним ријечима, или чак по значењу.

Primjer: "Pretraži sve ročište gdje se pominju dokazi fizičke osobe" — AI ће разумјети контекст.

OCR — скенирање докумената

Аутоматски претвара скенирану документацију (ПНГ, ЈПГ, PDF) у претражив текст. еАдвокат користи два OCR система:

1. Lokalni OCR (Tesseract) — brza obrada za dokumente čije одредиште је познато (судски документи, уплоад у предмет)
2. AI OCR (Gemini Vision) — naprednija obrada za dokumente који захтијевају класификацију (инбоx, непознато поријекло)

Извучени текст је трајно доступан за претрагу и копирање.

Генерисање правних докумената

AI може генерисати основе уобичајених докумената (тужбе, одговоре, меморандуме).

1. U predmetu, kliknite "Generiši dokument"
2. Одаберите врсту документа
3. AI ће попунити основе на основу информација у предмету
4. Прегледате и ажурирате по потреби

Анализа долазне поште

Сва пошта се аутоматски анализира и сортирајуће по предметима.

Аутоматска категоризација

Нови документи се аутоматски категоризују на основу садржаја. AI препознаје типове докумената: пресуде, рјешења, тужбе, поднеске, пуномоћја, уговоре, фактуре, изводе и дописе. Класификација укључује процјену поузданости — документи са високом поузданошћу се аутоматски распоређују, а остали чекају вашу потврду.

AI лимити

• до 3.000 OCR страница + 300 AI докумената + неограничено AI претраживање

Креирање фактура из рочишта или докумената

Фактуре се креирају аутоматски или ручно.

1. U predmetu, idite na "Računi"
2. Kliknite "Kreiraj fakturu"
3. Одаберите ставке за наплату (рочишта, документа, послове)
4. еАдвокат ће аутоматски попунити износе на основу тарифе
5. Прегледајте и пошаљите клијенту

Временско биљежење

Биљежите вријеме проведено на сваком задатку аутоматски или ручно.

Праћење дуговања и плаћања

еАдвокат прати све дуговања и напомиње кад су плаћања доспећа.

PDV и ПУРС извјештаји

Аутоматски се прате PDV обавезе за БиХ. ПУРС извјештаји се могу генерисати на клик.

Повезивање са правосудје.ба порталом

Аутоматска синхронизација са БиХ судским системом.

Аутоматска синхронизација предмета

Рочишта, рокови и нови документи се аутоматски преузимају.

Преузимање судских докумената

Сви документи доступни на правосудје.ба се аутоматски преузимају у вашу Google Drive фолдер структуру.

Повезивање налога

Google Drive налог је обавезан. Повежите га у чаробњаку за подешавање.

Структура фолдера по предметима

еАдвокат аутоматски креира фолдер структуру:

eAdvokat Root/
  ├── Predmet 1/
  │   ├── Dokumenti/
  │   ├── Ročišta/
  │   └── Porezi/
  └── Predmet 2/
      ├── Dokumenti/
      └── ...

Синхронизација у реалном времену

еАдвокат користи Google Drive webhook технологију за тренутну детекцију промјена. Када додате нови фајл у ваш инбоx фолдер на Drive-у, еАдвокат то аутоматски детектује и покреће обраду — без чекања.

Систем аутоматски управља webhook претплатама: обнавља их прије истека и поново се претплаћује ако је потребно. Ако webhook није доступан, систем користи редовну провјеру сваких 15 минута као резерву.

Дијељење са колегама

Кроз еАдвокат можете дати приступ колегама на специфичне предмете или документе без потребе ручног дијељења на Drive-у.

Приступ за клијенте

Клијенти добијају лозинку и могу се пријавити у властити портал.

Праћење статуса предмета

Клијенти могу видјети све важне датуме, рочишта и статусе у реалном времену.

Уплоад докумената од стране клијента

Клијенти могу уплоадовати документе директно у предмет.

Управљање корисницима

Додајте колеге и додијелите им дозволе за приступ предметима.

Квоте и лимити

еАдвокат укључује сљедеће лимите:

• до 3 корисника укључена, неограничени предмети, додатни корисници 30€/мјесец

Властити домен

Можете користити властити домен (+10€/мјесец) или нам повјерити регистрацију и управљање (+30€/мјесец).

Бацкуп и сигурност

Сви подаци се аутоматски бацкупују дневно. Можете преузети еxпорт података у било ком тренутку.

Отказивање претплате

Претплату можете отказати у било ком тренутку из Клијентског портала. Имате 30 дана да преузмете своје податке.