Документација eAdvokatа

Регистрација и први кораци

Добродошли у eAdvokat! Ево како почети:

1. Кликните на "Започни" на почетној страници
2. Наручите eAdvokat пакет
3. Креирајте свој налог са е-маил адресом ваше канцеларије
4. Потврдите е-маил и пријавите се

Покретање чаробњака за подешавање

Чим се први пут пријавите, видјет ћете интерактивни чаробњак који ће вас водити кроз све потребне кораке. Чаробњак је обавезан и траје око 30 минута.

Важно: Google Drive је обавезан за кориштење платформе. Без Google Drive интеграције нећете моћи да користите eAdvokat.

Повезивање Google Drive-а

Ово је обавезан корак. Google Drive је централни репозиторијум свих докумената ваше канцеларије.

1. У чаробњаку, кликните на "Повежите Google налог"
2. Пријавите се Google налогом који желите користити
3. Дозволите eAdvokatу приступ Drive-у
4. eAdvokat ће аутоматски креирати структуру мапа за ваше предмете

Повезивање са pravosudje.ba

Опсионо: ако желите аутоматску синхронизацију са судским системом.

1. Креирајте налог на pravosudje.ba
2. У чаробњаку, унесите приступне податке за pravosudje.ba
3. eAdvokat ће почети аутоматски синхронизовати ваше предмете

Подешавање е-маила

eAdvokat може слушати вашу е-маил адресу и аутоматски сортирати долазну пошту по предметима.

1. У Подешавања → Е-маил, кликните "Повежите е-маил"
2. Унесите е-маил адресу коју желите да пратите
3. За Gmail: дозвољите приступ eAdvokatу
4. За друге пружаоце услуга користите лозинку апликације или OAuth

Увоз постојећих контаката и предмета

Ако већ имате податке из другог система:

1. Извезите податке у CSV формат
2. Идите на Подешавања → Увоз података
3. Учитајте CSV датотеку
4. eAdvokat ће мапирати поља аутоматски
5. Потврдите и увезите податке

Креирање новог предмета

Нови предмет је основна организацијска јединица у eAdvokatу.

1. Кликните "Нови предмет" у главном менију
2. Унесите назив предмета (нпр. "Уговор са клијентом X")
3. Додајте врсту предмета (грађанско, кривично, радно, итд.)
4. Додајте странке у предмету
5. Унесите релевантне датуме (датуми закључивања, тужбе, итд.)
6. Кликните "Креирај"

Додавање странака и контаката

Сваки предмет може имати више странака. Контакти се чувају у бази података за поновну употребу.

1. У предмету, кликните "Додај странку"
2. Претражите постојеће контакте или креирајте новог
3. Унесите пуно име, број телефона, е-маил и адресу
4. Одредите улогу странке (тужилац, тужени, трећа странка, итд.)

Управљање документима предмета

Сви документи предмета се аутоматски чувају на Google Drive-у и доступни су из eAdvokatа.

1. У предмету, идите на "Документи"
2. Учитајте нове документе или повежите постојеће с Drive-а
3. Додајте ознаке (нпр. "Тужба", "Одговор", "Доказ") за лакшу претрагу
4. AI асистент ће аутоматски извлачити текст из PDF и скенираних докумената

Аутоматски пријем докумената (улазна мапа)

eAdvokat може аутоматски преузимати документе из улазне мапе на Google Drive-у. Када додате документ у улазну мапу:

1. eAdvokat одмах открива нову датотеку (тренутно обавјештавање или провјера сваких 15 мин)
2. AI аутоматски скенира документ (OCR) и извлачи текст
3. AI класификује документ: препознаје тип (тужба, пресуда, уговор...) и предлаже предмет
4. Ако је AI сигуран — документ се аутоматски веже за предмет
5. Ако није сигуран — документ чека вашу потврду у реду за преглед

Систем обрађује до 5 докумената по циклусу, што значи да и већи број докумената буде брзо обрађен.

Заказивање рочишта

Рочишта се аутоматски синхронизују са вашим календаром.

1. У предмету, кликните "Ново рочиште"
2. Унесите датум, вријеме и мјесто (суд, сала)
3. Додајте напомене (теме за дискусију, потребни документи, итд.)
4. eAdvokat ће вас подсјетити дан прије рочишта

Праћење рокова и задатака

eAdvokat аутоматски прати рокове и обавезе евидентиране у систему.

Преглед свих рокова је доступан у Дасхбоард-у и календару. Све измјене се могу пратити у историји предмета.

Кориштење календара

Календар је интегрисан са Google Цалендар-ом, тако да се све промјене синхронизују.

Слање обавјештења клијентима

Клијенти могу бити обавијештени преко:

• Е-маила
• SMS-а
• WhatsApp-а

200 SMS-а и WhatsApp порука мјесечно (комбиновано).

eAdvokat проширује стандардне контакте са функцијама прилагођеним адвокатским канцеларијама у BiH: аутоматска провјера усклађености, верификација идентитета, праћење ризика и квалитет података.

Потпуност профила

Сваки контакт има аутоматски израчунат проценат потпуности (0–100%). Систем различито оцјењује правна и физичка лица:

• Правна лица: назив (20%), адреса (15%), град (15%), држава (10%), телефон (10%), е-маил (10%), JIB (10%), регистарски број (10%)
• Физичка лица: име (25%), адреса (15%), град (10%), телефон (15%), е-маил (15%), JIB/JMB (10%), лични документ (10%)

Потпуност је видљива као пита-графикон на картици контакта, као и трака напретка у листи и канбан прегледу. Филтери омогућавају брзо проналажење непотпуних профила (испод 50%).

JIB — аутоматско попуњавање

Када унесете JIB правног лица, eAdvokat аутоматски претражује пословни регистар BiH и попуњава назив и адресу правног лица. Регистар се редовно ажурира из јавно доступних извора (OpenSanctions).

Поштански бројеви BiH

Систем садржи базу од 32 града BiH са поштанским бројевима. Када унесете поштански број, град се аутоматски попуњава — и обратно. Подаци покривају Федерацију BiH, Републику Српску и Брчко дистрикт.

Лични документи

За сваки контакт можете евидентирати лични документ:

• Тип документа: лична карта, пасош, возачка дозвола или други
• Број документа и датум истека
• Слике предње и задње стране документа

Систем аутоматски провјерава рокове истека — 30 дана прије истека документа, добијате упозорење у хисторији активности контакта. Дневни периодични задатак смањује ризик да истек прође непримијећено.

Усклађеност и процјена ризика

Сваки контакт има аутоматски израчунату оцјену ризика (0–100) са статусом:

• Чист (0–29) — нема проблема
• Упозорење (30–59) — потребна додатна провјера
• Ризик (60–79) — озбиљни проблеми
• Критично (80–100) — хитна акција потребна

Ризик се рачуна на основу: санкција (30 бодова), стечаја (25), CBBH блокираних рачуна (20), PEP статуса (20 за директан, 10 за везан), и старости података (5). Визуелни индикатор у канбан прегледу користи боје за брз преглед портфеља контаката.

PEP — политички изложене особе

За сваки контакт можете означити да ли је политички изложена особа (PEP) или је у вези са PEP-ом:

• Функција коју обавља (нпр. министар, судија, директор јавног предузећа)
• Период од–до када обавља функцију
• Повезана особа (веза с другим контактом који је PEP)
• Напомене и додатни детаљи

PEP статус аутоматски повећава оцјену ризика контакта и видљив је у прегледу усклађености.

CBBH блокирани рачуни

eAdvokat одржава листу блокираних рачуна из евиденције Централне банке BiH (CBBH). Седмични периодични задатак аутоматски провјерава контакте са JIB-ом према тој листи. Ако се пронађе поклапање, контакт се означава као "CBBH блокиран" и повећава се оцјена ризика.

Провјера санкција

Систем може провјерити контакт против међународних санкцијских листа. Провјера се покреће ручно (дугме "Провјери санкције" на картици контакта) или аутоматски кроз мјесечни периодични задатак. Резултати: чист, поклапање, или грешка — са детаљима поклапања.

Откривање дупликата

eAdvokat аутоматски открива потенцијалне дупликате контаката на основу:

• Истог JIB-а или PDV броја
• Исте е-маил адресе или броја телефона
• Истог имена и града

Када креирате или уређујете контакт, систем вас упозорава ако постоје слични записи. Дугме "Дупликати" на картици контакта приказује листу свих потенцијалних дупликата за брзи преглед и спајање.

Претрага предмета и докумената

Користи AI за паметну претрагу. Можете претраживати по тексту, кључним ријечима, или чак по значењу.

Примјер: "Претражи све рочиште гдје се помињу докази физичке особе" — AI ће разумјети контекст.

OCR — скенирање докумената

Аутоматски претвара скенирану документацију (ПНГ, ЈПГ, PDF) у претражив текст. eAdvokat користи два OCR система:

1. Локални OCR (Tesseract) — брза обрада за документе чије одредиште је познато (судски документи, учитавање у предмет)
2. AI OCR (Gemini Vision) — напреднија обрада за документе који захтијевају класификацију (улазна мапа, непознато поријекло)

Извучени текст је трајно доступан за претрагу и копирање.

Генерисање правних докумената

AI може генерисати основе уобичајених докумената (тужбе, одговоре, меморандуме).

1. У предмету, кликните "Генериши документ"
2. Одаберите врсту документа
3. AI ће попунити основе на основу информација у предмету
4. Прегледате и ажурирате по потреби

Анализа долазне поште

Сва пошта аутоматски се анализира и разврстава по предметима.

Аутоматска категоризација

Нови документи се аутоматски категоризују на основу садржаја. AI препознаје типове докумената: пресуде, рјешења, тужбе, поднеске, пуномоћја, уговоре, фактуре, изводе и дописе. Класификација укључује процјену поузданости — документи са високом поузданошћу се аутоматски распоређују, а остали чекају вашу потврду.

AI лимити

• до 3.000 OCR страница + 300 AI докумената + неограничено AI претраживање

Креирање фактура из рочишта или докумената

Фактуре се креирају аутоматски или ручно.

1. У предмету, идите на "Рачуни"
2. Кликните "Креирај фактуру"
3. Одаберите ставке за наплату (рочишта, документа, послове)
4. eAdvokat ће аутоматски попунити износе на основу тарифе
5. Прегледајте и пошаљите клијенту

Евиденција времена

Биљежите вријеме проведено на сваком задатку аутоматски или ручно.

Праћење дуговања и плаћања

eAdvokat прати сва дуговања и подсјећа када плаћања доспијевају.

PDV и PURS извјештаји

Аутоматски се прате PDV обавезе за BiH. PURS извјештаји се могу генерисати на клик.

Повезивање са pravosudje.ba порталом

Аутоматска синхронизација са BiH судским системом.

Аутоматска синхронизација предмета

Рочишта, рокови и нови документи се аутоматски преузимају.

Преузимање судских докумената

Сви документи доступни на pravosudje.ba се аутоматски преузимају у вашу структуру мапа на Google Drive-у.

Повезивање налога

Google Drive налог је обавезан. Повежите га у чаробњаку за подешавање.

Структура мапа по предметима

eAdvokat аутоматски креира структуру мапа:

eAdvokat Роот/
  ├── Предмет 1/
  │   ├── Документи/
  │   ├── Рочишта/
  │   └── Порези/
  └── Предмет 2/
      ├── Документи/
      └── ...

Синхронизација у стварном времену

eAdvokat користи Google Drive технологију тренутног обавјештавања за тренутно откривање промјена. Када додате нову датотеку у улазну мапу на Drive-у, eAdvokat је аутоматски открива и покреће обраду.

Систем аутоматски управља претплатама за тренутно обавјештавање: обнавља их прије истека и поново се претплаћује ако је потребно. Ако тренутно обавјештавање није доступно, систем користи редовну провјеру сваких 15 минута као резерву.

Дијељење са колегама

Кроз eAdvokat можете дати приступ колегама на специфичне предмете или документе без потребе ручног дијељења на Drive-у.

Приступ за клијенте

Клијенти добијају лозинку и могу се пријавити у властити портал.

Праћење статуса предмета

Клијенти могу видјети све важне датуме, рочишта и статусе у стварном времену.

Учитавање докумената које обавља клијент

Клијенти могу учитати документе директно у предмет.

Управљање корисницима

Додајте колеге и додијелите им дозволе за приступ предметима.

Квоте и лимити

eAdvokat укључује сљедеће лимите:

• до 3 корисника укључена, неограничени предмети, додатни корисници 30€/мјесец

Властити домен

Можете користити властити домен (+10€/мјесец) или нам повјерити регистрацију и управљање (+30€/мјесец).

Сигурносне копије и сигурност

Сигурносна копија свих података израђује се свакодневно. Извоз података можете преузети у било којем тренутку.

Отказивање претплате

Претплату можете отказати у било којем тренутку из Клијентског портала. Имате 30 дана да преузмете своје податке.